Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Aura Dental Systems GmbH Warschauer Straße 69 10243 Berlin Deutschland E-Mail: kontakt@halloaura.com Kontaktdaten des Verantwortlichen finden Sie auch in unserem Impressum. 2. Ihre Rechte als betroffene Person Sie haben jederzeit das Recht: - Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO), - die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO), - die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO), - die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO), - Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO), - der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf unserem berechtigten Interesse beruht, zu widersprechen (Art. 21 DSGVO), und - sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Erteilte Einwilligungen (z. B. zu Cookies, externen Inhalten oder E-Mail-Werbung) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Link „Cookie-Einstellungen" am unteren Bildschirmrand unserer Websites, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder in Ihrem Profil im Pro Portal. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ihr Konto im Pro Portal und Ihr Profilfoto können Sie dort jederzeit selbst löschen (siehe Abschnitt 8). Für alle anderen Anliegen genügt eine formlose E-Mail an kontakt@halloaura.com. 3. Bereitstellung unserer Websites (Server-Log-Dateien) Beim Aufruf unserer Websites erhebt unser Hosting-Anbieter automatisch technische Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL). Diese Daten sind zur technischen Bereitstellung der Website und zur Gewährleistung der Systemsicherheit erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse) und werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Unsere Websites werden bei Vercel Inc. (USA) gehostet; unsere Datenbank und Dateispeicher (Supabase) werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU) betrieben. Schriftarten und Symbole (Icons) liefern wir von unseren eigenen Servern aus. Beim Aufruf unserer Websites wird dafür keine Verbindung zu Google-Servern aufgebaut. 4. Cookies, lokaler Speicher und Ihre Einwilligung Unsere Websites verwenden nur Cookies und vergleichbare Technologien, die für den Betrieb zwingend erforderlich sind oder die Sie ausdrücklich angefordert haben (z. B. Ihre Spracheinstellung, Ihre Cookie-Auswahl, im Pro Portal Ihre Anmeldesitzung sowie im SmartCase-Portal Ihre Anzeige-Einstellung und den Stand Ihrer Checkliste im lokalen Speicher Ihres Geräts). Diese werden ohne gesonderte Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für alle übrigen Inhalte, bei denen Daten an Dritte übertragen werden oder Cookies gesetzt werden (z. B. die Google-Karte im Praxis-Finder), fragen wir vor deren Einsatz aktiv Ihre Einwilligung ab (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" ändern oder widerrufen. 5. Formulare (forms.halloaura.com) Wenn Sie ein Formular auf forms.halloaura.com ausfüllen, verarbeiten wir die von Ihnen freiwillig eingegebenen Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Antworten auf Formularfragen, hochgeladene Dateien wie ein Foto) sowie technische Daten, die zur Bereitstellung des Formulars notwendig sind. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw., soweit sie der Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — etwa zur Kontaktaufnahme oder zur Bearbeitung von Anfragen von Zahnarztpraxen und Behandlern. Hochgeladene Dateien werden nicht öffentlich zugänglich gespeichert. 6. Google Maps (Praxis-Finder) Zur Anzeige von Praxis-Standorten in unserem „Praxis-Finder" nutzen wir Google Maps, einen Kartendienst der Google Ireland Limited (bzw. Google LLC, USA). Die Karte wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen. Sobald die Karte geladen wird, überträgt Ihr Browser Ihre IP-Adresse und ggf. weitere Daten an Google-Server, die auch außerhalb der EU verarbeitet werden können. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy Wenn Sie im Praxis-Finder nach einer Postleitzahl oder Adresse suchen, wandelt unser Server den eingegebenen Suchbegriff über den Google-Geocoding-Dienst in Koordinaten um. Dabei wird nur der Suchbegriff übermittelt, nicht Ihre IP-Adresse. 7. Kontaktformulare, E-Mail und Telefon Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch erreichen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Hinterlassen Sie uns eine Sprachnachricht, wird diese gespeichert und zur Bearbeitung automatisch in Text umgewandelt (Spracherkennung durch OpenAI als Auftragsverarbeiter). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 8. Nutzerkonten (Pro Portal, Patientenportal, SmartCase) Pro Portal (für Zahnärztinnen, Zahnärzte und Praxisteams): Für die Nutzung des Pro Portals ist ein Konto erforderlich. Wir verarbeiten dabei Kontodaten (Titel, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsbezeichnung, Beschäftigungsart, Praxiszugehörigkeit), Nutzungs- und Fortschrittsdaten (z. B. Academy-Fortschritt, Prüfungsergebnisse, Zertifikate, Fortbildungspunkte), Bestellungen, Rechnungen sowie Support-Anfragen. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und reibungslosen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Im Rahmen des Nutzungsverhältnisses senden wir Ihnen auch Service-E-Mails (z. B. Bestellbestätigungen, Hinweise zur Einrichtung und Nutzung des Portals); diese sind keine Werbung. Profilfoto (freiwillig): Sie können ein Profilfoto hochladen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch das Hochladen erteilen und durch das Entfernen des Fotos jederzeit widerrufen können. Ihr Foto wird in unserem Dateispeicher unter einer nicht erratbaren Adresse (URL) abgelegt. Die Adresse ist nicht geschützt: Wer sie kennt, kann das Bild ohne Anmeldung aufrufen. Das Foto ist für Aura-Mitarbeitende sowie für Patientinnen und Patienten sichtbar, die Sie mit einem Aura-Set behandeln (SmartCase-Portal). Beim Hochladen entfernen wir Metadaten (z. B. Standort- und Kameradaten) aus dem Bild. Wenn Sie das Foto ersetzen oder entfernen, wird die alte Datei dauerhaft aus unserem Dateispeicher gelöscht. Kontolöschung: Sie können Ihr Konto im Pro Portal unter „Profil" jederzeit selbst löschen. Wir löschen dann Ihr Login, Ihr Foto und Ihre Anmeldung zu unseren E-Mail-Informationen und anonymisieren Ihre persönlichen Daten. Bestellungen und Rechnungen müssen wir aus handels- und steuerrechtlichen Gründen aufbewahren (bis zu 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB); sie werden nach der Löschung keiner Person mehr zugeordnet. SmartCase-Portal (für Patientinnen und Patienten): Das SmartCase-Portal erreichen Sie per NFC oder QR-Code von Ihrem Aura-Set. Ein Konto ist nicht erforderlich. Wir verarbeiten die zu Ihrem Set gehörende Bestellnummer sowie Angaben, die Sie im Portal selbst eintragen (z. B. Ihre Auswahl des Anwendungsprotokolls, Anwendungstermine, Antworten der Beratung). Diese Angaben sind mit der Bestellnummer des Sets verknüpft, nicht mit Ihrem Namen. Anzeige-Einstellungen und der Stand Ihrer Checkliste werden zusätzlich im lokalen Speicher Ihres Geräts abgelegt. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Sie uns freiwillig Daten mitteilen, die als Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO zu qualifizieren sind, verarbeiten wir sie ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Scan-Dateien für individuelle Sets: Bei der Bestellung eines individuellen Sets laden Praxen die digitalen Abformungen (Scans) der Zähne zu uns hoch. Diese Dateien verwenden wir ausschließlich zur Herstellung der Schienen, sie sind nicht öffentlich zugänglich und werden nach Abschluss des Auftrags gelöscht. Die Praxis ist für die Einholung der Einwilligung der Patientin bzw. des Patienten verantwortlich; wir verarbeiten die Daten insoweit in deren Auftrag. 9. KI-Assistenten (Chat) Auf einzelnen Seiten bieten wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten an. Ihre Nachrichten werden zur Beantwortung an unseren Dienstleister Anthropic PBC (USA) übermittelt. Zum Schutz vor Missbrauch und zur Qualitätssicherung speichern wir Ihre Frage, die Antwort sowie eine pseudonymisierte (gehashte) Kennung Ihrer IP-Adresse, nicht die IP-Adresse selbst, für bis zu 12 Monate. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheitsdaten) ein. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung des von Ihnen angeforderten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an Missbrauchsabwehr und Qualitätssicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). 10. Kamera-Funktion (virtuelle Zahnaufhellung / AR) Wenn Sie die virtuelle Anprobe nutzen, fragt Ihr Browser Sie um Zugriff auf Ihre Kamera. Das Kamerabild und die Gesichtserkennung zur Platzierung des Effekts werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser verarbeitet. Es werden keine Bilder an uns oder Dritte übertragen und nicht gespeichert. Die dafür nötigen Programmbestandteile liefern wir von unseren eigenen Servern aus. 11. Webinare Wenn Sie sich für ein Webinar anmelden, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Praxis und Berufsgruppe) zur Durchführung der Veranstaltung, zum Versand der Anmeldebestätigung, der Erinnerungen, des Zugangslinks und - auf Wunsch - einer Teilnahmebescheinigung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihre Teilnahme wird zur Ausstellung der Bescheinigung erfasst. Weitere Informationen zu unseren Produkten und künftigen Webinaren erhalten Sie nur, wenn Sie bei der Anmeldung ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Webinare werden über Google Meet durchgeführt; dabei gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Google. 12. E-Mail-Informationen und Newsletter Wenn Sie bei der Registrierung im Pro Portal, in Ihrem Profil oder bei einer Webinar-Anmeldung ausdrücklich einwilligen, senden wir Ihnen E-Mails mit relevanten Informationen rund um Bleaching, Neuigkeiten zu unseren Produkten und Tipps zur optimalen Nutzung von Aura (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG). Die Einwilligung ist freiwillig; ohne sie können Sie das Portal uneingeschränkt nutzen. Wir speichern Zeitpunkt und Ort Ihrer Einwilligung, um sie nachweisen zu können. Für den Versand nutzen wir Mailchimp (Intuit Inc., USA), das Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen sowie Angaben zu Beruf und Sprache verarbeitet, und die Öffnung und Klicks in den E-Mails messen kann. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit einem Klick über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder in Ihrem Profil widerrufen; wir löschen Sie dann aus dem Verteiler. 13. Zahlungen Für Zahlungen im Pro Portal (z. B. Kauf eines Sets durch Mitarbeitende, Punkte-Shop) nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland, bzw. Stripe Inc., USA). Die Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur die Information über die erfolgte Zahlung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). 14. Eingebettete Videos (Cloudflare Stream) Auf einzelnen Seiten binden wir Videos über Cloudflare Stream ein, teils als Hintergrundvideo. Beim Abrufen eines Videos wird eine Verbindung zu Servern von Cloudflare, Inc. (USA) aufgebaut, wobei technische Daten (u. a. Ihre IP-Adresse) übertragen werden. Dies ist erforderlich, um Ihnen die Videos auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare handelt dabei als unser Auftragsverarbeiter. 15. Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics und Speed Insights) Wir nutzen Vercel Web Analytics und Vercel Speed Insights zur anonymisierten, cookielosen Analyse der Websitenutzung und der Ladegeschwindigkeit (z. B. Seitenaufrufe, grobe geografische Region, Gerätetyp, Ladezeiten). Es werden keine Cookies gesetzt, keine geräteübergreifenden Profile gebildet und keine personenbezogenen Kennungen gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Optimierung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). 16. Empfänger und Auftragsverarbeiter Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir folgende Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht und die, soweit sie Daten in die USA übermitteln, auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework) tätig werden: - Vercel Inc. (Hosting, Web-Analytics, Speed Insights) - Supabase Inc. (Datenbank und Dateispeicher, Region Frankfurt/EU) - Resend (E-Mail-Versand) - Intuit Mailchimp (E-Mail-Informationen, nur nach Einwilligung) - Anthropic PBC (KI-gestützte Funktionen, z. B. Chat-Assistenz) - OpenAI (Umwandlung von Sprachnachrichten in Text) - Stripe (Zahlungsabwicklung) - Google Ireland Limited / Google LLC (Google Maps, nur nach Einwilligung; Google Meet für Webinare) - Cloudflare, Inc. (Video-Auslieferung) - DHL (Versand von Bestellungen; hierfür geben wir Name und Lieferadresse an den Versanddienstleister weiter) 17. Speicherdauer Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben: - Kontodaten und Profilfoto: bis zur Löschung Ihres Kontos bzw. des Fotos. - Bestellungen, Rechnungen und Buchungsbelege: bis zu 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), danach Löschung. - Scan-Dateien für individuelle Sets: bis zum Abschluss des Auftrags. - E-Mail-Informationen: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. - Chat-Protokolle des KI-Assistenten: bis zu 12 Monate. - Server-Log-Dateien: nach kurzer Zeit automatische Löschung. Nach Zweckfortfall bzw. Fristablauf werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. 18. Datensicherheit Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS); unsere Websites weisen Ihren Browser an, ausschließlich verschlüsselt zu kommunizieren (HSTS). 19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Datenverarbeitung ändert, etwa weil eine neue Funktion neue personenbezogene Daten verarbeitet. Es gilt jeweils die zuletzt aktualisierte Fassung. Stand: 1. Oktober 2026